Bí quyết làm việc sao cho hiệu quả

Khi nhìn vào một tấm gương xuất sắc trong công việc, chúng ta thường tự hỏi: Làm sao anh ấy/ cô ấy có thể làm được nhiều việc như vậy. Người phóng viên nọ ngoài việc đảm nhiệm 2 chuyên mục mỗi tuần làm việc thì anh ta còn đóng vai trò là một người diễn giả rất siêng năng. Anh vừa có thời gian đi du lịch, vừa có thể làm các video thực tế, lại đảm nhận cả chức trách điều hành hoạt động kinh doanh tại công ty riêng, viết lách, làm tư vấn viên cho một số công ty, gặp gỡ với bạn bè, đọc sách, nấu ăn, ngủ mỗi ngày 6 – 7 tiếng đồng hồ,... Có hàng loạt đầu việc được thực hiện từ một con người có vẻ như lịch làm việc khá dày dặn. Nhưng chúng ta vẫn thấy được anh ta có thời gian để nghỉ ngơi, hẹn hò, nấu ăn, đọc sách và đi du lịch,... Với nhiều người khác, những thứ anh ta làm được dường như rất phi thực tế đúng không. Thế nhưng anh ta đã chia sẻ rằng, để có thể đạt được cuộc sống mà bản thân mong muốn, anh ta cần phải thực hiện tất cả những công việc ở trên. Chúng ta đều có chung một quỹ thời gian 24 tiếng mỗi ngày. Nhưng chúng ta khác nhau ở chỗ lựa chọn cho thời gian và cuộc sống trong đó một hướng đi. Có người chỉ dành thời gian ấy để ăn, ngủ và ngồi trên máy vi tính thực hiện những trò tiêu khiển; có người lại tận dụng tối đa 24h mỗi ngày để có thể làm cho mình có cảm giác về sự trọn vẹn, và niềm hạnh phúc bằng những hoạt động thiết thực. Vậy nếu là bạn, bạn chọn cho mình một hướng đi như thế nào? Với 6 mẹo nhỏ mà hay dưới đây các bạn sẽ có được một bí quyết làm việc thực hiện hiệu quả.

Hãy đưa ra những chọn lựa ưu tiên – bí quyết làm việc hiệu quả số 1

Việc làm nhân viên hành chính là một trong những ngành nghề có nhiều đầu việc nhất. Trong kế hoạch công việc, bạn phải là người đưa ra được những chọn lựa ưu tiên. Bởi điều đó trước hết chứng tỏ rằng bạn đang nhìn thấy vấn đề quan trọng, và bạn luôn ưu tiên thực hiện nó trước. Thông thường những công việc mà bạn ưu tiên đều mang đến niềm vui và hứng thú lớn. Đây cũng được coi như là một động lực lớn thúc đẩy bạn trong công việc để tiến đến với hiệu suất tốt nhất.

Mỗi một giai đoạn, một lĩnh vực và một cấp độ trong cuộc sống đều có những lựa chọn ưu tiên, chúng ta cần tìm kiếm, xác định và đưa ra được những lựa chọn ưu tiên cho mỗi một khía cạnh, lĩnh vực đó. Trong đó, lựa chọn ưu tiên lớn nhất chính là lựa chọn ưu tiên cho cuộc đời của chính mỗi chúng ta. Đối với từng vấn đề, chúng ta có thể thực hiện chúng theo nhiều cách khác nhau, có thể đi vào chiều sâu hoặc có thể đi theo chiều rộng. Các bạn hãy tập trung vào chính những hoạt động mà mình cảm thấy vui thích. Đồng thời thực hiện các hoạt động này theo một cách tỉ mỉ để đảm bảo hiệu quả sẽ đến. Chẳng hạn như một người lựa chọn công việc  làm một người tư vấn chiến lược cho các công ty chỉ đơn giản vì anh ta rất thích được hoạt động trong công việc kinh doanh mà lại không muốn thực sự trở thành một CEO thực thụ. Sự lựa chọn này được thực hiện dựa trên cách sống  mà con người ta mong muốn.

Với việc xác định các lựa chọn ưu thiên thì chúng ta còn có thể nhận được một trình tự làm việc logic hiệu quả. Ưu tiên ở đây có nghĩa là nhấn mạnh những công việc quan trọng, đưa chúng vào đầu danh sách những công việc cần phải thực hiện. Khi lọc ra danh sách các lựa chọn ưu tiên thì đồng nghĩa rằng chúng ta sẽ thực hiện chúng đầu tiên và dành nhiều thời gian, công sức, trí lực vào đó nhất. Với những điều kiện này, công việc quan trọng luôn được thực hiện một cách chỉnh chu, hoàn hảo và do vậy chúng ta sẽ luôn nhận được những dấu hiệu cho kết quả làm việc tốt nhất.

Hãy lấy hiệu quả là mục tiêu lớn hàng đầu

Tôi biết đến rất nhiều trường hợp lấy hiệu quả công việc để làm mục tiêu cho công cuộc lao động. Điều này cũng hoàn toàn xác đáng. Khi chúng ta làm việc và quan tâm tới hiệu quả, đó sẽ là cả một quá trình bạn phấn đấu và rèn luyện bản thân hết mình. Lựa chọn làm những công việc nằm trong niềm đam mê hay sự quan tâm của bạn, đó mới thực sự là điều quan trọng để bạn dễ dàng đạt được hiệu quả như mong muốn.Hiệu quả công việc là điều cần được làm rõ trong các bản báo cáo cũng như có thể nhìn thấy được trong quá trình thực hiện, đừng quên bạn nên làm các bản báo cáo công việc chi tiết và đầy đủ không chỉ giúp bản thân nhìn ra được những thứ mình làm được và chưa với ban lãnh đạo cũng vậy, tìm hiểu thêm cách viết báo cáo công việc để biết rõ hơn.

Chúng ta nên  hiểu rằng, không ai có thể giỏi giang tất cả mọi thứ. Thế nên cứ chăm chăm đòi hỏi bản thân phải biết tất cả chỉ mang tới cho chúng ta những bất hạnh, mệt mỏi và những muộn phiền luôn vây bủa ở xung quanh chúng ta mà thôi.  Niềm vui trong công việc chỉ xuất hiện khi chúng ta được thực hiện những công việc là thế mạnh của mình. Hơn nữa, vì làm việc chúng ta yêu thích và có đầy đủ kỹ năng để thực hiện chúng cho nên chúng ta sẽ luôn luôn thực hiện chúng một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Đừng làm những công việc mà không thuộc về trình độ chuyên môn của mình khi thời gian cũng như nguồn lực  của các bạn chỉ có giới hạn như chúng ta đã nói ở trên, không một ai được coi là người hoàn hảo. Hãy biến cuộc sống của mình làm sao để có thể đáp ứng được những điều mà mình mong muốn. Đi cùng với đó, bạn phải hết sức kiên định để có thể từ chối mọi nguy cơ dù rất cám dỗ mà thực chất lại có thể gây ảnh hưởng xấu tới sự nghiệp của bạn. Thậm chí từ chối cả những cơ hội không phù hợp nữa đấy nhé. Vì có cố gắng đuổi theo những cơ hội tưởng chừng là tốt như vị trí quản lý tại một cửa hàng, trưởng phòng tại một bộ phận trong công ty, một việc làm lương cao chẳng hạn nhưng nếu như bạn không có những đặc điểm về trình độ và kỹ năng để có thể đap ứng được chúng thì nhất thiết đừng bao giờ đầu tư thời gian và công sức vào chúng. Suy cho cùng, nếu bạn không làm gì để thay đổi thì sự theo đuổi này vẫn mãi chỉ là sự theo đuổi viển vông mà thôi. Hãy nhớ rằng, nếu chúng ta không tự hoạch định cuộc sống cho chính mình, bạn sẽ để điều đó vào tay của người khác hoặc cuộc sống của bạn mãi đứng ở một vị trí.

Biết cách kết hợp các hoạt động sống đa dạng

Để làm việc hiệu quả, chúng ta cần linh hoạt. Không thể cứ chăm chăm vào thực hiện công việc như một cỗ máy. Điều đó chẳng ích gì ngoài việc giúp bạn hoàn thiện nhiệm vụ. Trong khi đó, nó có thể làm khuất lấp đi khả năng sáng tạo, những sáng kiến hay cách làm mới nào đó cho việc làm của mình. Cuộc sống là sự tổng hòa của vô vàn mọi thứ, cuộc sống, bạn bè, gia đình, công việc,...Đừng để tất cả trở nên rối ren hãy kết hợp chúng trong từng nhịp sống để bạn tránh xa cảm giác quá bận rộn, quá tẻ nhạt hay mọi thứ hỗ độn. Kết hợp chúng lại, đừng quá chăm chăm cho một thứ, như thế sẽ dễ gây ra những áp lực vô hình cho bản thân.

Trong cuộc sống hiện đại, chúng ta thường rất khó để có thể sắp xếp thời gian hợp lý cho câc hoạt động  sống mỗi ngày. Bởi vì chúng có quá nhiều và dường như điều gì cũng hết sức quan trọng và cần thiết. Những câu hỏi thắc mắc tại sao, làm sao để có thể dành thời gian phù hợp cho gia đình, bạn bè, những cuộc gặp gỡ, công việc, hoạt động vui chơi thư giãn,... đã khiến cho nhiều người phải phát khùng lên. Nhưng có một cách rất hay để bạn có thể thực hiện tất cả những điều thiết yếu đó mà vẫn đảm bảo được rằng chúng đạt được những hiệu quả như mong muốn. Một cách thông minh nên được thực hiện, thay vì cứ cố gắng hết sức để cân bằng cho từng thứ một dễ gây ra sự áp lực về thời gian thì chúng ta nên  tìm cách để tận hưởng tất cả  theo cách kết hợp tất cả. Điều này cũng khá đơn giản như chuyện bạn có thể giao thiệp với đồng nghiệp tại công sở thông quá những câu chuyện việc làm, những bàn bạc cần thiết, tìm kiếm những đồng nghiệp có chung sở thích với bạn ngay tại công ty hoặc phát triển nghề nghiệp của mình nhờ tới sự giúp đỡ của bạn bè trong các cuộc gặp gỡ  và thông qua việc thực hiện những công việc mà mình yêu thích. Vậy là bạn đã kết hợp mọi hoạt động một cách nhịp nhàng, khéo léo, vừa có thể tiết kiệm tối đa thời gian, vừa được làm việc và vui chơi giải trí mà quan trọng nhất vẫn đạt được những năng suất công việc như mong muốn hướng tới.

Hãy sáng suốt và chủ động trong cách quản lý thời gian

Mọi phương pháp làm việc thông minh suy cho cùng cũng là cách để chúng ta tiết kiệm thời gian mà thôi. Có tiết kiệm thời gian, chúng ta mới có thể tạo ra những hiệu quả bất ngờ trong công việc. Bởi mới mới nói cách thông minh cho bạn làm việc hiệu quả  chính là biết tối ưu hóa thời gian nhằm mục đích tạo ra những năng suất đáng kinh ngạc. Vậy để tối ưu thời gian vàng bạc ấy, bạn sử dụng phương pháp gì?

Lên sơ đồ công việc

Trước tiên khi tìm việc làm bạn cần lập sơ đồ sẽ giúp cho bạn làm việc một cách khoa học nhất . Từng đầu việc được giải quyết theo trình tự, dứt  khoát, hết việc này rồi đến việc khác. Nó tránh tình trạng chồng chéo công việc lên nhau. Trong danh sách công việc được thiết lập, bạn có thể nhấn mạnh những việc quan trọng, đưa lên vị trí ưu tiên hàng đầu, chia rạch ròi thời gian bắt đầu và hoàn thành, việc nào cần người hỗ trợ, việc nào có thể tự tay giải quyết,... đánh số thứ tự cho chúng để tiến trình hoạt động của chúng ta được trơn tru, hoàn hảo hơn.

Lê sơ đồ hay kế hoạch công việc là việc cần phải làm nếu bạn muốn quản lý các công việc tốt nhất, thực hiện công việc theo kế hoạch sẽ giúp bạn rèn luyện thêm nhiều kỹ năng quan trong khác, tìm hiểu thêm các mẫu kế hoạch triển khai công việc  ngay và cải thiện cho mình kỹ năng này.

Tận dụng thời gian rảnh

Thời gian rảnh có thể là khoảng thời gian bạn đã hoàn thành công việc,. cũng có thể là thời gian phải chờ đợi ai đó, điều gì đó...Tất cả chúng sẽ làm tiêu tốn của chúng ta một khoảng thời gian mà nếu đem gộp lại, khoảng thời gian đó sẽ rất lớn. Vậy chúng ta không nên làm lãng phí chúng. Hãy tận dụng những khoảng thời gian rảnh rỗi hoặc phải chờ đợi để giải quyết những việc bạn còn bận tâm.Tùy vào mức độ rảnh hay chờ đợi trong bao lâu để giải quyết những mẩu việc cho phù hợp.

Chẳng hạn, bạn đang ngồi chờ  nhân viên ngân hàng làm thủ tục hành chính cho mình, trong lúc chờ đợi, có thể lấy cuốn sổ tay nhỏ của mình ra và phác thảo qua khung chương trình làm việc cho ngày hôm sau. Khi chờ đợi xe buýt, bạn nên nghĩ luôn mình cần mua gì để làm bữa cơm tối, khi đã có thực đơn trong đầu rồi thì cứ thế bước chân vào siêu thị và nhanh chóng mua hàng thôi. Đối với công việc thì việc tận dụng những khoảng trống nho nhỏ này để suy nghĩ về cách giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng hay.

Rèn lỹ năng đọc thông tin nhanh

Nếu đến cơ quan, nhân viên cấp dưới của bạn trình công văn, giấy tờ để bạn xét duyệt, nếu không có kỹ năng đọc nhanh có lẽ bạn sẽ dễ chìm trong mớ hỗn độn đó. Nhiều người lãnh đạo có tác phong làm việc vô cùng chuyên nghiệp, đôi khi họ chỉ cần nhân viên của mình tóm tắt lại những đầu việc quan trọng là đã có thể nắm bắt được tình hình và đưa ra hướng sắp xếp, giải quyết. Muốn vậy, hãy rèn luyện kỹ năng đọc thông tin nhanh.

Chủ động trong việc học hỏi

Trong cuộc sống, chẳng ai tự động làm việc tốt nếu như họ không biết cách học hỏi. Mọi thứ ở xung quanh ta đều mang lại kiến thức bổ ích. Vì thế hãy nắm bắt nó một cách chủ động và như thế công việc của chúng ta sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, mọi thứ luôn được đảm bảo vì chúng ta luôn chủ động.Việc học hỏi thường đòi hỏi một khoảng thời gian dài lâu và một thái độ kiên trì. Do đó, nhiều người nghĩ rằng việc đó sẽ khiến cho chúng ta mất khá nhiều thời gian. Thế nhưng bạn biết không, vẫn luôn có những cách thức hay và mới mẻ cho phép con người  tiến hành giải quyết những công việc nhỏ nhặt tốn ít thời gian mà đổi lại, bạn sẽ thêm nhiều thời gian tự do để có thể thực hiện những công việc quan trọng hơn thế. Việc tìm tòi những cách làm có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian luôn luôn  là cần thiết.

Cuối cùng, quẳng gánh lo đi mà vui sống các bạn nhé. Nếu như đã cố gắng hết sức mà không đạt được hiệu quả như  mong muốn thì bạn cũng chớ nên dằn vặt, trách móc bản thân mình. Vì việc đó là điều hết sức bình thường. Không ai hoàn hảo và tương đương vậy, không có bất cứ điều gì nhất định phải hoàn hảo khi chúng ta đã cố gắng hoàn hảo trong bước thực hiện cả. Hãy nhìn nhận sự hoàn thiện công việc  chính là một sự đóng góp nhỏ cho thành công của các bạn. Với những bí quyết làm việc hiệu quả chúng tôi đã chia sẻ ở trên đây, hy vọng rằng các bạn sẽ nắm bắt được những thành công như mong muốn.

Học cách lên lịch làm việc hiệu quả

Có nhiều người luôn cảm thấy bản thân không có đủ thời gian để làm việc trong ngày trong khi có những trường hợp lại thấy một ngày quá dài để họ làm việc. Với hai tâm thế khác nhau, chúng ta hoàn toàn có thể thấy được răng vẫn còn đâu đó những trường hợp làm việc chưa hiệu quả. Không ai mong muốn công việc của mình luôn có những trở ngại.

Lập kế hoạch làm việc

Để lập kế hoạch làm việc, bạn nên làm những điều này:

Chuẩn bị cuốn sổ tay ghi chép công việc

Một cuốn sổ tay sẽ là người bạn đồng hành với chúng ta trong suốt quá trình tìm kiếm việc làm bền bỉ, hiệu quả. Nó sẽ thay bộ não của bạn lưu giữ tất cả các đầu việc và những nội dung quan trọng. Hãy tập trung tất cả mọi việc vào đây, ngay cả việc nhà cửa, việc vui chơi giải trí,...Bởi nếu bạn chuẩn bị nhiều cuốn sổ tay và ghi tản mạn chúng ở trong nhiều cuốn sổ đó, mọi việc trong công việc cũng như việc làm sẽ càng trở nên rối thêm. Nếu cảm thấy một cuốn sổ tay đem tới những điều bất tiện, chúng ta có thể thay thế bằng chương trình ghi chú ở trên smartphone của mình. Sự tiện lợi của chế độ này còn có thể hẹn chuông nhắc nhở bạn khi cần thực hiện công việc quan trọng. 

Sắp xếp và ưu tiên

Mỗi ngày mỗi tuần, ai cũng có vô vàn nhiệm vụ cần thực hiện. Vì thế mọi người hãy nốt tất cả chúng vào cuốn sổ tay, biên bản làm việc hay sử dụng ghi chú trên điện thoại. Nhớ đừng quên sắp xếp chúng một cách hợp lý, logic nhất. Tốt nhất là đưa ra một lịch trình càng cụ thể, càng chi tiết thì càng tốt cho bạn. Lưu ý, chúng ta hãy đưa nhiệm vụ ưu tiên lên top đầu để thực hiện chúng.

Luôn theo sát tiến độ thực hiện lịch trình

Hãy kiểm tra lịch làm việc

Thao tác này không làm tốn của bạn quá nhiều thời gian nhưng nó lại giúp cho bạn nắm chắc chắn tiến độ công việc. Bạn có thể kiểm tra lại lịch làm việc vào thời điểm trước khi đi ngủ hoặc là sáng sớm. Ngoài ra, bất kể khi nào rảnh rỗi, ngay cả khi chuyển lịch bạn cũng có thể “ngó” qua để nhắc nhớ mình chắc chắn hơn. Việc này không chỉ giúp chúng ta load lại cả hệ thống àm có đôi lúc do hoàn cảnh tác động, chúng ta lại có thể chỉnh sửa đôi chút trong bản kế hoạch đó cho phù hợp.

Không làm rối tung mọi thứ

Khi bạn đã dành thời gian để nghiên cứu sắp xếp công việc thì có nghĩa là khối lượng và trình tự các đầu việc đã được sắp xếp hợp lý. Khi bắt tay vào làm thì chỉ cần thực hiện theo đúng trình tự đó, không xáo trộn việc làm đã được lên kế hoạch. Vì như vậy bạn sẽ mất thêm nhiều thời gian mà còn chưa kể tới sự lẫn lộn các đầu việc với nhau.

Đừng bỏ qua bước đánh giá công việc

Những khoảng trống sau mỗi đầu việc sẽ là nơi giúp bạn thể hiện những cảm xúc, những đánh giá về việc thực hiện công việc. Đây chính là một góc nhỏ cho bạn được bộc lộ biểu cảm của cá nhân xen vào công việc đã hoàn thành. Dù hài lòng hay chưa thì bạn cũng sẽ cảm thấy thoải mái hơn sau mỗi lần hoàn thành đầu việc bất kỳ nào đó. Bạn cần báo cáo và đánh giá được công việc mình đã thực hiện để thể hiện mình là người có trách nhiệm và năng lực, tham khảo cách viết báo cáo công việc sẽ giúp bạn có thêm nhiều hơn kỹ năng quản lý công việc.

Tự đưa mình vào một nhịp độ công việc trôi chảy sẽ mang tới những hiệu quả tích cực cho bạn.  Dù bạn đang đảm nhận việc làm bất kỳ ở trong tay đi nữa thì việc không ngừng trau dồi những kỹ năng công nghiệp chuyên nghiệp vẫn luôn là điều cần thiết.

Vũ Bích Phượng